办公室电话接待礼仪有哪些

办公室电话接待礼仪有哪些？

在办公室接电话看似小事，其实是有一定学问的，其中有很多接待礼仪是需要注意的。今天分享一下办公室电话接待的礼仪，希望对你有所帮助。

电话接待礼仪及时接听。

接电话的时候，在电话响了，没有什么特别重要的事情的时候，要主动接电话。一般电话响三声，就得接。拿起话筒后，你应该立即说“你好！”然后报出自己公司的名字，也可以根据情况报出自己的名字，比如“这里是XXX办公室，我是XXX”。当你在电话响了很久之后接电话时，你应该先向对方道歉：“你好，很抱歉让你久等了。”如果接错了，要礼貌的告诉对方打错了，不要为难对方。

文明回应

对方打电话，一般都是自我介绍。如果没有介绍或者听不清楚，要主动问一句“请问你是哪位？”能为你做什么？你在找谁？“当对方说明你要找的人时，你要说“请稍等”，然后找收件人。如果收信人在，但有事不能马上办，可以礼貌地向对方解释并提出建议，以免浪费对方的时间，如“王先生现在很忙，你能5分钟后再打来吗？"如果你要找的人不在，你可以礼貌地解释并提出建议，如"王小姐不在(不在的原因)，有什么事吗？"

仔细听

在接电话的过程中，要避免打断对方的讲话，酌情用“嗯”、“是”、“对”、“明白了”等回答。如果没听清楚，道歉并要求对方重复。重要的内容要记录下来，要求对方复述，确保无误。在电话交谈结束时，你应该谦虚地问对方：“你还有别的事吗？”确认对方说完话后，就可以结束通话了。挂电话的时候，不要没有结束语就挂电话，或者突然挂电话，用力过猛，会引起误会。

回答细节

从拿起听筒到放下，整个过程都有礼仪规则，任何一个环节都不能遗漏。接电话时，嘴与话筒之间要保持4厘米左右的距离。将耳朵贴近麦克风，仔细聆听对方的发言。说话时声音不要太大也不要太小，用词要清楚，保证对方能听懂。永远不要吸烟或嚼口香糖。使用“你好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“不客气”等文明用语，而不是使用粗鲁的“你好”来称呼对方；当你要找的人不在时，打电话的人不要主动打听对方的目的。

亲切的声音

拿起话筒的时候一定要微笑。不要以为微笑只能表现在脸上，也可以藏在声音里。当你微笑的时候，电话会传达你的微笑；你快乐，电话也会传达你的快乐。亲切温暖的声音会让对方对你产生好感。如果你生闷气，你的声音会变冷。即使你看不到和你说话的人，你也应该把他们当作就在你面前。他们一直在关注你的声音，包括语气和情绪。你需要把所有的注意力都放在手机上。

做个记录。

电话接听记录是办公室工作的重要文件，是领导布置工作、安排工作、给予信息、检查督促、明确责任的重要依据。上班族要养成左手接电话，右手拿纸笔的习惯，随时记录有用的信息。如遇会议通知，要准确记录会议名称、会议时间、会议地点、座位号、会议要求，及时向相关领导和参会人员汇报情况。

办公室电话接待礼仪的基本要点。铃声没有响三声。

三声以内接电话，不要故意拖延，接起听筒后不要和周围人聊天。

你应该在电话响三声之前接电话。三次之后，你应该道歉：“抱歉让你久等了。”如果收信人正在做重要的事情，不能及时接听，收信人要给出适当的解释。如果不及时接电话，不道歉，甚至极度不耐烦，都是极不礼貌的。尽早接电话会给对方留下好印象，让对方觉得受到重视。

2.左手拿着话筒，右手拿着笔。

在办公室接电话不像个人接电话那么随便，对方打电话一定要做书面记录。

3.第一时间说出公司或部门的名称。

电话接通后，主动礼貌地向对方问好，并尽快报出公司或部门的名称。比如：“你好，这里是中卓企业管理咨询有限公司。”

4.了解对方的基本信息

确认对方的基本信息，包括对方的公司、个人姓名、身份等。只有问清楚了基本信息，你的工作才能顺利进行。如果没有问清楚来电者的身份，在转接的过程中就很难解决问题，不仅浪费时间还会影响工作进度。

5.了解更多有关通话目的的信息。

在了解了来电者的基本信息后，还要详细了解来电的目的，以便对来电采取合适的解决方案。包括问：对方在给谁打电话？能说出对方的事情吗？一定要找个直接的人来回答吗？一般广告电话问清楚就可以直了。

拒绝，如果是公司有用的广告电话，可以录下来，需要的时候直接用。尽可能灵活地接听电话。

6.确认通话的主要内容。

通话结束前，一定要和对方确认一个来电的主要内容，做到准确到位，防止录音错误或漏记。如果是面对面的会议，需要核实会议的时间、地点、联系人、电话等相关信息。

时刻牢记5W1H技能。所谓5W1H是指什么时候，谁，哪里，什么，为什么，怎么样。这些材料在工作中非常重要。打电话和接电话同样重要。电话记录要简洁完整，看5W1H技巧。

7.礼貌地谢谢你

通话结束一定要礼貌的说谢谢，这也是基本的电话礼仪。打电话的人是客人，一定要尊重客人，千万不要表现出眼里没人的感觉。

8.让打电话的人先挂断。

不管是客户还是间接客户找公司相关的人，等对方挂了电话再挂都是极其不礼貌的行为。不要把它扔回原处。

如果在这里快速挂断电话，会让打电话的人觉得这里的人对他不耐烦，让对方感到不舒服。所以，在接电话快要结束的时候，你应该礼貌地请客户先挂电话，这样才算是一个完美的接电话结束。

出于接电话的礼貌。始终保持微笑，保持声音清晰。

接弧的时候一定要微笑，保持声音清晰明了。虽然微笑只能表现在你的脸上，但它可以随时从你的声音中感受到。

声音要温柔礼貌，用真诚的话来表达。一个亲切温暖的声音会让对方立刻对我们产生好感。如果你生闷气，你的声音会变冷。

出于在办公室接电话的礼貌

2.保持正确的姿势。

接电话时始终保持正确的姿势。一般来说，当人体微微下沉，腹部受到压迫时，容易造成腹部的声音发不出来；大部分人说话都是在胸口，这让他们口干舌燥。如果他们使用腹部声音，他们不仅可以使声音有磁性，而且

它不会伤害你的喉咙。所以保持坐姿，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以让声音自然、流畅、优美。

如果你接电话的时候弯下腰坐在椅子上，对方听你的声音就会懒洋洋的，无精打采的；如果你坐得笔直，身体挺直，你的声音就会甜美而充满活力。所以，打电话的时候，即使看不到对方，也要把他当成你面前的人，尽可能注意自己的姿势。

3.手机和嘴保持适当的距离。

接电话时，要注意保持嘴与话筒的距离在4厘米左右。将耳朵贴近麦克风，仔细聆听对方的发言。